Einladungsschreiben
Informationen und Formulierungstipps für ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Businessvisums.
Hier erfahren Sie ...
was ein Einladungsschreiben ist und wofür es benötigt wird
worauf bei der Formulierung eines Einladungsschreibens zu achten ist
notwendige Angaben im Einladungsschreiben (Business-Visum)
Beispiel für ein Einladungsschreiben (Business-Visum)
Inhaltsverzeichnis
1. Einladungsschreiben Schengen-Visum/Geschäftsreise
2. Form und Plausibilität Einladungsschreiben Businessvisa
3. Notwendige Angaben Einladungsschreiben
4. Beispiel Einladungsschreiben Visum Deutschland
5. Fazit Formulierung Einladungsschreiben
1. Einladungsschreiben Schengen-Visum/Geschäftsreise
Ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Visum ist ein entscheidender Bestandteil des Visa-Antragsverfahrens, insbesondere für Geschäftsreisende. Unternehmen, die internationale Geschäftspartner, Investoren oder Fachkräfte nach Europa einladen, müssen sicherstellen, dass das Schreiben alle erforderlichen Angaben enthält. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, welche Pflichtangaben erforderlich sind und wie Sie das Einladungsschreiben optimal formulieren.
Warum ist ein Einladungsschreiben für das Schengen-Visum wichtig?
Das Einladungsschreiben dient als Nachweis für den geschäftlichen Zweck der Reise und erhöht die Chancen, dass das Visum genehmigt wird. Die Auslandsvertretung des jeweiligen Schengen-Staates prüft anhand dieses Dokuments, ob ein geschäftliches Interesse besteht und die Finanzierung der Reise gesichert ist. Diese Prüfung des Reisezwecks ist gesetzlich vorgeschrieben, da Art. 14 Abs. 1 lit. a Visakodex verlangt, dass “Unterlagen mit Angaben zum Zweck der Reise” vorzulegen sind. Weiterhin ist es gemäß dem Schengener-Grenzkodex eine Einreisevoraussetzung, dass der Drittstaatsangehörige beim Grenzübertritt “den Zweck und die Umstände des beabsichtigten Aufenthalts belegen” kann (Art. 6 Abs. 1 lit. c Schengener Grenzkodex). Ein Einladungsschreiben ist für Geschäftsvisa also in der Regel eine wichtige Voraussetzung.
2. Form und Plausibilität Einladungsschreiben Businessvisa
Die Formulierung eines Einladungsschreibens ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Unternehmen und Antragsteller sind also relativ frei in der konkreten Formulierung der Einladung. Rein praktisch empfiehlt es sich allerdings, dass das Einladungsschreiben formell gehalten wird. Andernfalls kann das Einladungsschreiben unglaubhaft wirken. In diesen Fällen lehnt die Botschaft das Visum dann wegen “fehlender Plausibilität” ab.
Um das Einladungsschreiben für Businessvisa professionell und glaubhaft zu gestalten, sollte insbesondere beachtet werden, dass der Briefkopf des Schreibens den Anforderungen des Handels- und Gesellschaftsrechts genügt. So sind etwa gemäß § 35a GmbHG auf allen Geschäftsbriefen einer GmbH die Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen angegeben werden. Bei Missachtung dieser Formanforderungen lehnen die Botschaften Anträge auf Businessvisa regelmäßig wegen fehlender Plausibilität ab.
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3. Notwendige Angaben Einladungsschreiben
Abgesehen von den notwendigen formellen Angaben sollte ein Einladungsschreiben auch spezielle Bestandteile haben, um von den Botschaften akzeptiert zu werden. Diese Angaben sollten mindestens die Folgenden sein:
Angaben zum einladenden Unternehmen:
Name, Anschrift und Kontaktdaten
Handelsregistereintrag oder Steueridentifikationsnummer
Name und Position des Unterzeichnenden
Angaben zur eingeladenen Person:
Vollständiger Name, Geburtsdatum und Passnummer
Nationalität und Wohnsitzland
Funktion im Unternehmen oder beruflicher Hintergrund
Erklärung zur Rückkehrabsicht
Reise und Reisezweck:
Beschreibung des geschäftlichen Anlasses (z. B. Meetings oder Konferenzen)
Name und Adresse der besuchten Firma oder Veranstaltung
Geplante Ein- und Ausreisedaten
Informationen zur Unterbringung (z.B. Hoteladresse)
Erklärung zur Kostenübernahme
4. Beispiel Einladungsschreiben Visum Deutschland
Ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Businessvisa könnte etwa wie folgt aussehen:
“Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit laden wir Herrn/Frau [Name des Antragstellers], geboren am [Geburtsdatum], Inhaber/in des Reisepasses Nr. [Passnummer], wohnhaft in [Anschrift im Heimatland], herzlich zu einem geschäftlichen Besuch in [Schengen-Land] ein.
Herr/Frau [Name] ist [Funktion/Position] bei [Firma des Antragstellers] und wird uns im Zeitraum vom [Einreisedatum] bis [Ausreisedatum] besuchen. Der Zweck der Reise besteht in [z. B. Teilnahme an einer Konferenz, Geschäftsverhandlungen, Schulungen].
Während seines/ihres Aufenthalts wird Herr/Frau [Name] an folgenden geschäftlichen Aktivitäten teilnehmen:
[Kurze Beschreibung der Meetings, Veranstaltungen oder Verhandlungen]
[Geplante Besuche von Unternehmensstandorten oder Messen]
Wir bestätigen, dass Herr/Frau [Name] alle erforderlichen Mittel zur Deckung der Reise- und Unterbringungskosten besitzt / oder dass unser Unternehmen die Kosten für Unterkunft und Verpflegung übernimmt.
Herr/Frau [Name] wird nach Beendigung der Geschäftsreise wieder ordnungsgemäß in sein Heimatland zurückkehren, um dort seine arbeitsvertraglichen Pflichten zu erfüllen.
Wir bitten Sie daher, Herrn/Frau [Name] das erforderliche Schengen-Visum für die Dauer der Geschäftsreise auszustellen.
Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen”
Fazit
Ein Einladungsschreiben für ein Schengen-Businessvisum ist ein wesentlicher Bestandteil des Visumantrags und erhöht maßgeblich die Erfolgschancen der Antragstellung. Es dient als Nachweis des geschäftlichen Reisezwecks und muss formell sowie plausibel gestaltet sein, um von der Botschaft anerkannt zu werden. Unternehmen sollten dabei zwingend auf die Einhaltung handels- und gesellschaftsrechtlicher Vorgaben wie § 35a GmbHG achten und vollständige Angaben zu beiden Parteien sowie zum Reisezweck und der Kostenübernahme machen. Ein professionelles Einladungsschreiben stärkt die Visumsplausibilität und belegt den geschäftlichen Hintergrund der Reise überzeugend.
